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第三节 工作分析的结果
通过工作分析获得的最终成果是职务说明书，它是根据丁作分析所需要的各种调查资料，加以整理、分析、判断得的一种关于工作是什么以及工作任职者应废具备什么资格条件的结论性的书面材料（选择）。职务说明书不仅可以给管理者决策提供依据，还可以用来指导任职者如何工作，了解其工作内容，明确其职责范围。因此，良好的职务说明书可以使职位的职责更加明确，使得衡量此职位的绩效标准更容易订出，也可以发展出一套人员任用的资格标准，如所需要的技能、知识、学历等，以便在人员的任用选择上更能将能力符合的人选放到适当的位置上。所以工作说明书在人力资源管理中起着重要的作用，是人力资源管理活动的基本依据。
职务说明书的编写没有一个标准化的模式，根据不同的用途和目的、使用对象的不同，它可以有不同的内容和形式。但大多数的工作说明书包括两个部分--工作描述和工作规范两部分核心内容。工作描述主要是对有关工作职责、工作活动、工作条件和工作对人身安全危害程度等工作特性方面信息进行的描述，相当于对“事”的要求，如任务、职责；而工作规范是规定工作对从业人员的品质、学历、技能、职业素质或工作经验等方面的条件和要求，可以理解为对“人”的要求。
一、工作描述（名词）
工作描述，又称工作说明、职务描述，是指用书面形式来对组织中各类职位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境所做的统一要求，它回答的是“该职位是做什么的”。它主要想说明的是任职者做什么、怎么做以及在什么条件下履行职责的问题，所以它针对的是工作本身，提供的是该工作区别于其他工作的信息，如该工作是什么、怎么做、在哪里做及为什么要这样做的信息描述。一般地，如工作描述主要包括以下几个方面。
1．工作标志。
包括：工作名称、工作代码、所属部门、直接上级、薪资范围等，它的作用是对各种工作进行识别、分类、登记。工作名称是指一组在重要职责上相同的职位总称，是工作标志中最重要的项目。它往往暗示了一个工作在企业中的地位和作用，反映了工作职责本质和代表了任职者在有组织等级制度下的相关等级。
2．工作范围。
这里工作范围的意思就是指具体的工作活动内容，包括：逐步说明各项岗位的工作活动内容；明确各活动内容的权限；说明各活动内容在执行时所需要的执行依据，以及说明各活动内容占工作时间的百分比。
3．工作职责。
工作职责就是工作任务，这是工作描述的主体，实际上就是逐条列出任职者的工作任务、主要职责、工作权限，工作职责应该在时问和重要性方面进行优化，指出每项职责的分量或价值。它是职位的职务、任务与责任的统一，是说明在规定的职责范围之外，完成上级主管部门直接领导交办的其他临时性工作。工作职责的特点：描述工作的成果及过程；代表工作的主要产出；每一项说明都是没有时限的，若工作没有改变，职责就不会改变。
4．工作环境。
一般我们所说的工作环境就是所工作的物理环境，如我们熟悉的“空中飞人”，是指在高空中进行清洁清理上作的人。物理环境包括温度、湿度、照明度、噪音、震动、粉尘等，以及工作人员与这些因素的接触时间。此外，现在我们认为其还包括工作的场所、工作的危险性(特别是职业病)、工作的时间、工作环境的舒适度等。其中，应特别注意说明工作环境的危险性，以及可能会列人员造成伤害的具体部位、发生的频率等。工作时间说明中也应该分为两部分，即正常工作时间和加班时间。
5．工作权限。
主要是指为了确保工作的正常开展，必须赋予的每个岗位与其工作职责相一致的权力，包括决策的权限、对其他人实施监督的权限、经费预算的权限等。如人力资源部门有权参与企业相关部门的招聘人员录用工作；采购部门有权购买领导批准的机器等；作为信息管理工程师的工作权限有：维护公司管理计算机和内部网络；制订计算机管理文件、数据统计管理文件；更新公司软、硬件，并有提请上级审议权。
6．工作关系。
指的是任职者与组织内外部其他人之间的关系情况，具体有：该项工作受谁监督；该项工作监督谁；废工作晋升后的职位、可转至其他职位以及可升迁至此的职位及降级岗位；以发该职位在工作的过程中会与哪些其他相关部门、职位发生关系。如某投资管理业务主管的工作关系，从他的内外部关系看，内部关系是他会与公司的总经理、规划发展委员会、公司投资活动相关职能部门以及下属单位发生联系；外部关系是当他在项日投资组主管执行公司投资活动时，对外将会与各投资对象发生联系。
二、工作规范
工作规范也称任职资格，就是反映从事某项工作的人必须具备的最基本的资格条件．即一个职位对承担这些工作活动的人的要求，包括相关的知识、技能、能力和其他的特征，它回答的是“要做好这项工作，任职者必须具备什么样的特点和经验”（名词）。
1.员工岗位工作规范内容。
员工岗位工作规范主要有以下3项内容：
(1)应知。员工胜任本岗位所应具备的专业理论知识，如了解一些加工材料的特点等。
(2)应会。员工胜任本岗位要求具备的技术能力，如操作某种机器的能力等。
(3)工作实例。根据应知、应会的要求，列出本岗位的典型工作项目，以便判定工人的实际工作经验，以及应知、应会的程度。
2．管理岗位工作规范内容（选择）。
一般，任职资格是管理人员根据职位要求和自身的经验判断编制出来，内容如下：
(1)知识要求。指描述完成该职位所需要的专业知识和其他相关知识，明确任职者必需具备的知识范同及知识水平，由6项内容组成：
①最低学历。如新闻记者一般要求最低学历是专业本科或以上的学历。
②专门知识。就是指胜任本岗位工作所要求具有的专业基础知识和实际工作经验，如统计员要求的专业知识是出纳知识、会计、企业文化知识。
③政策法规知识。即具备的政策、法律、规章或条例方面的知识。
④管理知识。指应具有的管理科学知识或业务管理知识。
⑤外语水平。因专业、技术或业务的工作需要，对一种或两种外语应掌握的程度，如从事国际贸易行业一般都需要英语六级以上。
⑥相关知识。本岗位主体专业知识以外的其他知识。
(2)能力要求。指胜任本岗位工作所要求具备的主观条件，包括：
①理解判断能力。即对有关方针、政策、文件指令、科学理论、目标任务的认识与领会程度，对本职丁作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断方面应具备的能力。
②组织协调能力。组织从本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力。
③决策能力。从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力。
④开拓能力。对某一学科、业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力。
⑤社会活动能力。为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力。
⑥语言文字能力。在撰写论著、文章，起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，讲学、演说、宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力。
⑦、世务吏施能力。在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务、解决实际问题的能力。
(3)经历要求。胜任本岗位工作所应具备的工作年限，从事低一级岗位的经历，以及从事相关岗位的工作经历，它反应的是该职位对任职者工作经历和年限的要求。一个有着丰富管理工作经历的任职者，往往会在管理工作中表现得相当出色，对组织的管理工作有着重要的意义。如某酒店对大堂经理的工作经验要求：3年以上客服主管或大堂经理从业经验。
最后，在工作规范的确定中，我们还有两个地方需要注意：第一，工作规范确定的要求和资格条件是履行工作职责的最低要求，而不是理想要求或期望点。因为对工作绩效的确定，是依据该工作在组织中的相对价值基础点和相对功能，而不是理想点或期望点，如“身高需满l65cm上”而非是“必须是很高”。 第二，工作规范中提出的要求是针对工作或者是岗位本身，而不能是任职者。
三、工作说明书的编写
1.编写工作说明书遵循的原则（简答）。
工作说明书是工作分析的成果，其质量不仅关乎到工作分析活动本身，而且还影响一个企业其他人力资源管理活动的成效。很多企业由于缺乏合适的工作说明书而给公司带来了难以估量的损失。所以，准确合理的工作说明书应遵循以下一些实用原则。
(1)对象是工作岗位本身。工作分析中关注的应该是工作或者是岗位本身，而不是承担岗位的任职者。它的内容是“应该做什么”以及“怎样把这项工作做好”，即描述的岗位职责为岗位要求员工应该做的而非在职人员正在做的内容。
(2)内容具体细致。工作说明书不仅足描述有关工作的职责、工作活动、工作条件等工作方面的信息，而且还描述企业希望胜任某岗位工作的员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎样做和在什么样的情况下履行其职责的汇总。所以，工作说明书的内容必须详细，能尽量描述与工作有关的情况，当在说明工作的种类、复杂程度、任职者须具备的技能、任职者对工作各方面应负责任的程度这些问题时，用词上尽量选择一些具体的动词，多使用一些能够准确表达意思的词语，这样更细致的动作描写，有助于任职者对工作捕述的理解和认识。如运用“安装”、“加工”、“设计”等词语时，避免使用模糊的语言，如对一个岗位的职责捕述，使用丁“处理文件”这样的语句，显然模糊不清。
(3)对工作职责的描述应简单明了。工作职责是说明一个职位的职责范围、工作内容及工作过程的具体要求，它能描述职位所要求的最终结果，以及要达到的工作目的，及工作主要在哪些领域开展，任职者应承担怎样的责任等。所以，对工作职责内容的描述就要简明扼要，不能因为复杂而内容重复，没有重点。所以，对一个工作职责进行描述时，一般不超过10项内容，且以主要的职责为主，避免内容的杂乱而不便于任职者的理解与记忆。
(4)工作说明书应与企业同步发展。任何企业的工作说明书不是一成不变的，而是要根据企业的发展而同步发展，现在的企业都引进和实施战略化的管理，企业各部门各职位都会根据企业的战略日标和市场环境的变化而作相应的调整，所以工作说明书应该根据企业的实际情况及时更改修补，随着企业组织结构的具体变化而及时地补充和说明。对所涉及到的岗位等级应依客观的实际情况确定，制订出能够反映相应工作的技术水平和职责差异的工作说明书。
2．工作说明书的内容。
(1)工作标志。主要包括了丁作的名称、编码、所属部门、工作地点以及工作说明书的编写日期、编写人、审核人等。
(2)工作综述。所谓工作综述就是描述工作的总体性质，列出其主要的活动范围或功能。在工作综述的过程中，应尽量避免含糊不清的描述，尽量使用一些比较具体细致的词语描述。若使用了诸如“执行需要完成的其他任务”这样模糊不清的语句，一方面会让任职者不能清楚地认识到应该做什么和应该怎样做，另一方面也为日后回避责任制造了托词。
(3)工作权限。明确界定工作任职者的权限，有审批财务经费和预算的权限、行政人事的权限、决策的极限。
(4)工作条件与工作环境。前面我们已经提到了工作的环境，尤其是工作的物理环境，这里的工作条件包括了工作场所、工作的物理环境、安全环境和社会环境。物理环境前面已经介绍过了，安全环境是指包括工作的危险程度及可能造成的伤害、工作时的紧张程度、职业病以及消耗体力的大小等。社会环境．指的是工作所在地的生活便利程度、工作环境的孤独程度、各部门之间、同事之间的关系。
(5)工作活动和程序。包括所要完成的工作任务、职位责任、所使用的工具以及机器设备、工作流程、所接受的监督及监督谁等。
(6)绩效标准。工作说明书中还需要包括有关绩效标准的内容，这部分内容是企业希望任职者往完成某些任务或工作量时所达到的标准。
(7)聘用条件。主要包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇，该丁作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修与学习的机会等。
(8)任职资格。任职资格就是工作规范．
（简答）编写工作说明书，有以下几点需注意：第一，工作说明书的文字描述应该简明、准确清晰，尽量使用通俗易懂的语言，避免出现“执行需要完成的任务”这样的笼统话语。第二，必须以符合逻辑的顺序来描述，因为通常每个岗位都有诸多工作职责，在职位说明书中罗列这些工作职责时不能是杂乱无章的，而是要按照一定的逻辑顺序来编排，这样才有助于理解和使用职位说明书。第三，在界定职位时，要确保指明工作的范围和性质，还必须把重要的工作关系也包括进来，并且在初步完成工作说明书的编写后，应该及时与相关工作岗位的员工或者其直接上级进行讨论修改后实施。
