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第三节 工作说明书及其编制
一、工作说明书的概念（名词解释）
工作说明书是一份对某项职位的工作内容加以叙述的文件，并说明要在这个职位工作的任职者应执行什么工作、如何执行工作及所执行工作的状态。
二、工作说明书在人力资源管理中的应用（选择）
(一)人事制度的建立和健全
工作分析所形成的工作说明书对工作做了明确说明，由于这种说明是以事实为依据，可以使组织员工对工作有更深的了解，彼此之间有更多的认同，这样就避免了不必要的冲突。而人事部门则可以据此制定各种人事制度，为人事决策奠定坚实的基础。
(二)人力资源规划
工作说明书是制定有效的人力资源规划、进行各类人才供给和需求预测的重要前提。随着企业发展与战略转移，必然会出现新旧职位的更替、工作职责和职位要求的变化、人员需求的变化等现象。通过工作说明书的动态调整，可以及时、准确地掌握这些变化，从而有利于准确、有效地对人力资源供需类型、数量及素质水平进行预测。
(三)定编定员
工作说明书与组织的定编定员工作有着十分密切的联系。根据工作描述，将组织内部的职位进行划分和归类，建立起有序的职位体系，为确定组织的职位数量和任职者的构成提供依据。然后，按照工作的性质、难易程度、职责大小和任职者的资格条件要求对各类工作职位进行详细的分析，并将它们划分为不同的等级，这些都是组织进行定编定员的前提。
(四)人员招聘、配置
人员招聘取决于空缺岗位所需要的资格要求，而工作说明书可以提供岗位所需的任职资格，从而为人员招聘、甄选提供依据，降低组织的用人风险与成本。
(五)绩效考核
绩效考核是衡量任职者工作效率的过程，组织对每一个任职者都有一定的绩效要求。通常，工作职责描述得越清楚详尽，绩效指标就越容易制定。
(六)薪酬管理
工作说明书是工作评价的前提和基础，而有效的工作评价又是建立合理的薪酬体系的基础。劳动报酬通常与工作的复杂性、责任大小、工作难易度、能力要求等多种因素相联系，而这些因素又必须通过工作说明书才能确定。
(七)员工培训
过多的员工培训对企业来说是一种负担，而过少的培训又将影响企业工作的数量和质量。因此，员工培训要做到有的放矢。工作说明书可以提供关于做好某项工作所需的知识、技能等的相关信息，为分析任职者的培训需求提供标准，避免培训的盲目性，提高组织员工培训的效率和效果。
(八)工作设计
工作说明书可以提供很多有用的信息，这些信息不仅可以让我们知道目前的工作状态，而且从这些信息中可以分析出目前的工作内容设置得是否合理。
(九)职业生涯管理
工作说明书可以辨别清楚职位之间或工作内容以及任职资格上的逻辑关系与差异，形成以职位为基础的职业生涯通道，以及员工职业生涯发展的路径、规范与标准，可以提高员工升迁调动的合理性。
三、工作说明书的内容（选择）
工作说明书的内容主要涉及两个方面的工作：一是岗位本身的研究，即研究每个工作岗位的目的，该岗位所承担的工作职责与工作任务，以及它与其他岗位之间的关系等；二是任职资格的研究，即研究能胜任该岗位工作并完成目标的任职者必须具备的条件与资格
四、工作说明书的编制规范（简答）
(一)准确清晰
工作说明书应当清楚地说明岗位的工作状况，描述要准确，语言要清晰，一岗一书，而不能千岗一面、一岗概全。应使用简明、直接的语言，并使用现在时态。
(二)逻辑合理
一般来说，一个职位通常有多项工作职责要求，在工作说明书中罗列这些工作职责时并不是随机的和无章可循的，而是要按照一定的逻辑顺序来编排，
(三)简要易懂
工作说明书必须简短扼要，以免由于过于复杂、庞大，不便于记忆。在描述一个岗位的职责时，应该选取主要的职责进行描述，一般不超过十项为适宜，对于兼顾职责可作出必要的补充或说明。
(四)具体实用
在措词上，应尽量选用一些具体的动词，如“安装”“加工”“传递”“分析”“设计”等来指出工作的种类、复杂程度、需任职者具备的具体技能、技巧，所应承担的具体责任范围。
(五)完整细致
工作说明书的编制过程，也是对企业业务流程重新认识的过程，—套科学规范的工作说明书能对企业的各项工作及人力资源管理活动提供恰当的依据。
(六)动态统一
工作说明书的编制工作具有非常重要的作用，行业的发展、企业的变革都会给工作提出不同的要求。
五、工作说明书编制注意事项（简答）
(一)对工作分析的结果取得一致认同
工作说明书的编制是在工作分析的基础上进行的。工作说明书是工作分析的结果，是对工作分析所获得的各种资料加以整理、分析、判断，并将其所得结论以书面形式表达出来的一种文件。
(二)定位清晰，高层认同
工作分析小组或人力资源部在组织编写工作说明书时，应有明确的定位，即工作说明书是着眼于对现状的描述还是对未来应有状态的描述，即工作职责“是什么”还是“应是什么”的问题。
(三)格式统一，用语准确，内容得当
在工作说明书编写的具体格式上，应统一基本的格式，按照工作描述、工作规范两个主要部分确定适合企业实际情况的格式和模块，注意整体的协调，做到美观大方。
(四)及时沟通
工作说明书的编写最好是在一个固定的办公地点由小组成员统一进行，以便及时沟通。
(五)编制工作描述的具体注意事项
1．权、责、利一致
2．与组织结构设计、职能分解和职位设置保持一致
3．职责范围清晰
(六)编制工作规范的具体注意事项
1．工作规范应结合本组织实际情况加以确定
2．工作规范应以工作描述为依据来拟定
3．不要与有关法律规定相抵触
(七)总结与修改
六、工作说明书的动态调整（选择）
(1)根据工作分析规范和经过分析处理的信息草拟“工作描述”和“工作规范”。
(2)将草拟的“工作描述”与“工作规范”与实际工作对比，根据对比的结果决定是否需要进行再次调查研究，修正“工作描述”与“工作规范”。对特别重要的职位，其“工作描述”与“工作规范”应多次修订。
(3)形成最终的“工作描述”与“工作规范”。
(4)将“工作描述”与“工作规范”应用于实际工作中，并注意收集应用后的反馈信息，不断完善“工作描述”与“工作规范”。
(5)对工作分析本身进行总结评估，将“工作描述”与“工作规范”归档保存，为今后的工作分析提供经验与信息基础。
七、工作说明书编制举例
通过工作分析程序所获得的资料，经过归纳与整理，可撰写成工作说明书。工作说明书的格式可以是多种多样的，关键在于要用统一的格式，准确、简洁的语言，将工作描述与工作规范的全部或主要内容加以表述，以便形成规范、准确、使用方便的管理文件。
八、工作说明书编制中存在的主要问题和主要误区
(一)工作说明书编制中存在的主要问题（简答）
1．职责界定不明确，任务交叉没有理顺
目前企业中普遍存在着岗位职责不清、任务指派随意性较大、能者多劳、出现问题互相推诿等管理混乱的现象，因此，工作说明书不应是简单的对目前岗位工作任务的要求和描述，而应该通过工作说明书的撰写达到明确各岗位的职责权限，规范工作流程，实现科学管理的目的。
2．描述不规范，用语不准确
岗位职责的描述应能准确、清晰、真实地界定岗位承担的责任、所具有的权限和岗位工作必须达到的目标、规范性责利关系。可是很多企业的工作说明书没有注意到描述用语的选择，笼统地使用“负责、管理”等词语，导致岗位职责的描述流于一般化、普遍化，出现“千岗一面”的现象，或者使岗位职责描述过小或者过大，根据工作说明书的要求，描述方式和用语就显得尤为重要。
3．宣传不到位，员工不理解
工作说明书涉及对各岗位的描述与规范，目的是使员工明确了解自己的工作责任、本岗位在企业的作用以及企业的要求，因此，在编制过程中必须得到全体员工的支持和参与。
4．定位不明晰，高层不认同
在编写工作说明书时，如果原有的岗位职责界定不清，那么就要对原有的岗位职责进行一次大盘点，编写的工作量将会很大。
5．管理不及时，缺乏实用性
随着时代的进步和企业的发展，企业中部门的职责及岗位的工作内容也会不断地发生变化，尤其是网络时代的新兴行业更是如此。
6．工作规范与工作描述之间缺乏内在联系
工作规范与工作描述并非简单地排列在一起，而是工作说明书中有机联系的两个部分。工作规范的拟定应以工作描述为依据。
(二)工作说明书编制中存在的主要误区（选择）
1．“工作说明书只是为岗位评估服务的”
工作说明书是岗位评估的重要根据，但它同时为其他的人力资源管理工作做铺垫，实际上企业招聘(如在人才网看到的企业招聘岗位信息)、晋升(岗位的要求及上岗的标准)、培训(岗位的技能针对岗位员工是否欠缺)等各个环节都建立在完整的岗位信息基础之上。
2．“工作说明书描述的是‘现在做的’，不是‘应该做的”
在编制工作说明书时，人力资源管理人员或岗位编写者往往参照自己或岗位人员目前做的工作进行编写，很容易犯下编写“现在做的”，而不是“应该做的”错误。工作说明书的编写要“对事不对人”。
3．“工作说明书的描述应以‘优秀员工的岗位工作职责与工作任务’为基准”
在企业里，有优秀／合格／不合格的员工，工作说明书不能以“优秀员工的岗位工作职责与工作任务”为基准，应力求客观，在确保上岗资格都能胜任的情况下，进行岗位分析。
4．“有了工作说明书，就能按照岗位要求顺利工作了”
工作说明书只是提供了员工的一个工作范围或工作任务，对于一些规范的企业来说，有了工作说明书并不能保证新接手的员工顺利工作。
5．“工作说明书的编写应该由上一级主管填写”
在一个公司为建立岗位分析及评估系统而收集岗位信息时，一般都是从员工那里获取原始资料，之后由上一级主管审核。
第三节重点：
名词解释：
工作说明书
简答：
工作说明书的编制规范
工作说明书编制注意事项
工作说明书编制中存在的主要问题
