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第六章 工作分析结果及应用
第一节 工作描述
第二节 工作规范
第三节 工作说明书及其编制
第一节 工作描述
一、工作描述概述
工作描述(Job Description)是指用书面形式对组织中岗位的正作名称、工作目的、工作活动和任务、使用的物品和材料以及工作环境等所做
的描述。（名词解释）
二、工作描述的基本内容
(一)工作标识
工作标识又称工作识别、工作认定，是识别某一工作之所以为其的基本要素，即某一工作区别于其他工作的基本标志。工作标识主要包括工作名称、工作编号、工作地点、工作身份等（选择）
1．工作名称
工作名称是工作标识中最重要的项目，是一组在重要职责上相同的岗位的总称。在确定工作名称时，要注意以下几点：（简答）
(1)工作名称应能够比较准确地反映其主要工作职责
(2)工作名称应该指明任职者在组织等级中的相关位置
(3)工作名称之所以重要是因为它代表了员]二的地位。
(4)工作名称应尽量按照社会上通行、公认的做法来拟定，这样既便于人们理解，也便于工作在薪资调查时进行比较。
2．工作身份
工作身份又称工作地位，一般列在工作名称之后。工作身份是指工作所在的实际位置。对工作身份的界定主要包括以下几点：（选择）
(1)所属的工作部门。
(2)直接上级岗位。
(3)工作等级。指在组织中存在工作等级分类情况下，此工作处于哪一等级。
(4)薪资水平。
(5)所管辖人数。
(6)定员人数。指该岗位的人员编制。
(7)工作时间。
3．工作编号（选择）
工作编号又称工作代码，一般按照工作分析的结果对各类职位进行编码。组织中的每一职位都应该有一个相应的编码，这些编码不仅体现了
工作的一些重要特征，如职位类别、职位等级及薪酬等级，同时也促进了管理的规范化运行。
4．工作地点（选择）
工作地点是指工作在实际中的物理位置。一般情况下，工作地点在给工作所在部门或分支机构的命名中已经明确给出。
(二)工作概要
工作概要又称工作目的，是指用简练的语言概括工作的总体性质、中心任务和所要达到的工作目标。（名词解释）
工作分析人员在编制工作概要时有相当大的自由度，在决策中最终的考虑可以服从于用户的兴趣。但是，为了避免重复并保持工作概要作为工作说明书必要部分的独特性，需要注意以下几点：（选择）
(1)工作概要必须简洁，大多使用一句话叙述。
(2)使用工作概要是为了明确工作的基本目的和其存在的理论基础或工作目的是什么和为什么要做。
(3)如果工作描述是根据某种理论框架构建的，或是某个分析系统的一部分，则应使用适合于这个系统的语言，与整体保持一致。
(4)应避免将预期成效、任务、时问组织和其他超出工作目的和理论基础范围的细节包括进来。
(三)工作关系
工作关系描述主要包括两部分内容：一是该工作职位在组织中的位置；二是任职者与组织内外其他部门或个人之间所发生的联系。（名词解释）前者是工作描述必需的核心内容，它反映该职位在组织中上下左右的关系，通常用组织结构图来表示，也可以用文字形式表达；后者可以根据组织需要选择是否采用，在内容上包括：此工作受谁监督，此工作监督谁，此工作可晋升的职位、可转换的职位以及可迁移至此的职位，与哪些部门的职位发生联系等。此外，还应列举出工作关系的频繁程度、接触的目的和重要性。
在编写工作关系时要遵循两个原则，即：经常性和重要性原则。（选择）所谓经常性原则，是指编写工作关系要选择那些经常发生的工作关系；所谓重要性原则，是指对于那些虽然发生频率不高(可能每年一次)但是却很重要的工作关系，也要将其编写在工作描述中。因此在编写工作关系时，并非所有工作关系都要列举。
(四)工作职责
工作职责是指任职者所从事的工作在组织中承担的责任、所需要完成的工作内容及其要求。（选择）工作职责描述，是工作描述的主体，是在前面工作标识与工作概要的基础上，进一步对职位的内容加以细化的部分。
对工作职责进行描述必须注意以下几个问题：
(1)以成果为导向，而非过程为导向，即工作职责所要表达的是该职位要完成什么工作，以及为什么要完成这些工作，而非如何完成这些工作。
(2)注意完备性和稳定性，工作职责表达了该职位所要取得的所有关键成果及稳定性的工作内容，不包含那些上级临时授权的、动态的工作内容。
(3)每一项工作职责都直接指向一个唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠。
(4)必须尽量避免使用任职者或其上级不熟悉的专业化术语。
(5)当存在多个行动或对象时。对可能引起歧义的一定要分别表述，必须尽量避免使用模糊性的动词和数量词，如领导、管理、许多、一些等。
(五)工作权限
工作权限是指根据该职位的工作目标和工作职责，组织赋予该职位的权限范围、层级与控制力度。（名词解释）在制定了一个职位的职责后，如果没有规定其权限范围，职责的完成程度就会有所不同。职责与权利要同时配置到相应的职位，使权责对等。有责无权会使责任人无法对结果负责，有权无责会使组织变得无序。
(六)绩效标准
绩效标准又称为业绩标准、业绩变量，是在明确界定工作职责的基础上，对如何衡量每项职责完成情况的规定。（名词解释）这部分内容说明组织希望工作人员在执行每一项任务时所要达到的标准。它包括衡量要素和衡量标准两个方面：
确定绩效标准时应当遵循SMART原则，即：（简答）
Specific——具体，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统概括。
Measurablr可量度，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的。
Attainable——可实现，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标。
Realistic——现实性，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察。
Time bound一一有时限，指注重完成绩效指标的特定期限。
(七)工作环境
工作环境界定的内容是指经常性工作场所的自然环境、安全环境和社会环境。（选择）自然环境包括：工作场所是室内还是室外；工作场所的温度、湿度、照明、噪声、震动、粉尘等情况，．以及与这些因素的接触时间，舒适程度。安全环境包括：工作环境的危险性，对人员伤害的具体部位、发生的频率，以及危险性原因；从事本工作可能会患的职业病及轻重程度；精神紧张程度，工作时问波动性，出差比率，是否经常加班；工作负荷，体力消耗大小等。社会环境包括：工作地点的生活方便程度；工作环境的孤独程度；部门同事间的关系等。
三、工作描述的编写
工作描述的编写依据的是工作分析的成果。明确了工作描述的核心内容与可选择内容，接下来就要进行工作描述的编写。工作描述的编写并非是内容的简单罗列，也不是一步到位的，一般说来，工作描述的编写要注意以下几个重要方面：（简答）
(一)工作目标分析要到位
工作分析过程将组织的战略由顶层逐渐分解到各个职位，企业中不同的职位有着不同的目标，也正是因为目标有所区别，才能反映出某一职位在组织中的地位和价值。
(二)工作职责界定要清晰
工作描述需要准确界定各项工作职责，才能使工作任务得以准确、高效完成。
(三)关键要素挑选要准确
工作描述必须要明确每一个职位最关键、最重要的要素，挑选要准确。不同的职位往往具有不同的关键要素。
(四)核心能力描述要突出
在任职者的任职资格中，核心能力是其完成所在职位工作的前提和保证。
在进行工作描述的编写时，还需要注意以下两个问题：（选择）
1．工作描述的编写长度
一般说来，工作描述的编写不应过长。但是，硬性规定一个长度标准在某种程度上是一种自我限制。我们倾向于工作描述的长度由它所服务的目的决定，即工作描述应该能够向招聘者、培训者和其他使用者提供所需要的全部信息。
2．工作描述的具体层次
工作因素可以在不同的层次上来描述。
第一节重点：名词解释：
工作描述
工作关系
工作权限
绩效标准
简答：
在确定工作名称时，要注意的问题
确定绩效标准时应当遵循SMART原则
工作描述的编写要注意的方面
