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第十二章　公文立卷工作
第一节　归档文件整理工作概述
一、什么是归档文件整理
2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000） （以下简称《规则》）
什么是归档文件整理？（07.10月简答）
《规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文件整理的原则要求和方法步骤，它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。
口诀：订婚——排号——目装
将“案卷”作为文书档案的基本保管单位，这已经形成了我国传统的文书档案的整理方法。
二、归档文件整理工作的意义（07.01月论述）
1.归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。文件材料如果不经过整理，那必然是一种杂乱无章、乱堆乱放，无规律可循的无序状态，查找起来就非常困难，其结果就必然会影响工作的顺利进行，更谈不上提高机关工作效率了。
2.归档文件整理可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。以“件”为单位进行装订，规定正本与定稿为一件，来文与复文可为一件，这就保持了文件之间的有机联系，然后进行分类、排列、编号、编目、装盒，使每一份文件材料都有一个固定的位置，防止了文件材料的散失。同时，以“件”为单位查阅利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，对归档文件进行整理是维护文件的完整与安全和保管文件的重要措施。
3.归档文件整理为档案工作奠定了基础。文件的整理（立卷），是机关的公文处理工作与档案工作的交接环节，它既是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。所以人们把它称之为文书工作与档案工作的“结合部”。
文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。
第二节　归档文件整理（立卷）工作的组织
归档文件整理工作的组织主要有建立和健全文书部门整理（立卷）制度，正确选择立卷环节和明确公文整理（立卷）的范围等方面。分述于下：
一、建立和健全文书部门整理（立卷）制度
文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行文件材料的整理（立卷）工作。
1.文书部门立卷制度的确立与推行。
2.实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。
实践证明，文书部门整理（立卷）制度的优越性主要表现在以下方面：
（1）由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率。
（2）由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。
（3）由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员平时查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。
（4）由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。
二、公文整理（立卷）环节的选择
公文整理（立卷）环节的选择的原则是便于平时文件的整理，提高整理工作质量和机关工作效率。
各类机关单位对公文立卷环节的选择
一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应。可采集中式、分散式或集中与分散相结合的形式。
（1）对一些比较小的机关或基层单位来说，由于它们内部的组织机构比较简单，工作人员也不多，而且办公地点也比较集中，每年形成的文件数量也不多。在这种情况下，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理（立卷）的工作。
为什么小的机关或基层单位采取集中式的文书处理形式？（09.10月简答）
答：1、文件少。2、人少。
（2）对一些中等机关或者大机关来说，他们一般都有两层以上的组织机构，可以根据机关驻地的远近、业务分工、文件数量和文书工作组织等方面的情况，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。
总结：小的机关或基层单位——集中形式
      大的机关          ——分工形式   
口诀：“小鸡是大荤  ”
 三、明确公文整理（立卷）的范围
1.应该整理（立卷）的文件材料的范围？（07.10月简答）
掌握公文整理（立卷）的范围要抓住 反映本机关工作活动和具有查考利用价值这两个主要条件。按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，应该整理归档的文件材料的范围，一般说来，可以归纳为以下方面：
（1）上级机关的文件材料：如上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
（2）本机关的文件材料；如本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料；如同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的规范性文件，如条例，规定、通知等；
（4）下级机关的文件材料；如下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；
2.不需要立卷归档的文件材料的范围。
（1）重份文件；
（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；
（3）一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件材料；
（4）与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；
（5）无特殊保存价值的信封；
（6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。