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第一节 招聘规划的内容
一、招聘时间的选择
招聘时间的选择要以招聘时间策略选择的结果为依据,要对招聘的开始时点和过程时限进行严格的规划安排,才能按时完成企业的人员招聘任务,保证新员工及时走上工作岗位并发挥作用。企业在招聘时必须对整个过程的时间有一个准确的规划,我们可以用下面的公式来表达:
招聘时间=用人时间一(招聘时间+培训时间)
对招聘时间的把握有助于维持组织经营的正常运转,通过对招聘各个阶段
的系统分析,确定大致所需的时间,然后通过倒推法计算出招聘的初始时间。例如,在发布招聘信息时要充分考虑不同阶段的时间分配,从而能够及时保证组织用人需求的满足,招聘时间一般要比有关职位空缺可能出现的时间早一些。 企业招聘应在合理的人力资源规划和工作分析的前提下进行,要将受聘者培训后能够胜任工作的时间与企业某岗位出现空缺的时间相吻合。当然,现实中很难做到完全吻合,但至少可以通过合理的需求预测分析,尽量缩短岗位空缺时间,减少因人员配置滞后带来的经营困难和业绩下滑。
二、招聘渠道的选择
企业选择的招聘信息发布渠道及方式将决定什么样的人能了解到这些信息,进而直接影响应聘者的数量与素质。因此,企业应在合理的成本范围内,保证招聘来源能提供足够的高素质应聘者。当企业发展壮大或因人才流失产生空缺职位时,需要招聘人才。时下多数企业通行的做法是从外部招聘,也有企业主张实行内部选拔。到底哪种方式更好?对这个问题的回答不能一概而论,要视企业的实际情况来定。
(一)合适的招聘渠道的特征
合适的招聘渠道应该具备以下特征:第一,招聘渠道的双重目的性。即招聘渠道的选择应该既能最大限度地吸引到符合条件的求职者,成功地从中选拔出企业所需的人才,同时又能够通过招聘活动达到宣传企业、提升企业形象的目的。第二,招聘渠道的经济性。指在招聘到合适人员情况下所花费的成本最小。一次大规模的公开招聘,总会消耗企业相当多的时问和财力,其中的各个环节,如招聘前的准备,招聘中的运作、测试和背景资料的收集,招聘后对招募人员的一系列安排等,都会消耗企业的人力、物力与财力,适当的招聘渠道能使企业节省各个环节中的支出,使人才获取的费用降到最小值。第三,招聘渠道的可行性。即选择的招聘渠道应当符合现实情况,具有可操作性。例如一个知名度不高、地理位置偏僻、财力有限的小企业在填补职位空缺时,可以把重点放在从组织内部发现、挖掘人才上,而一个实力雄厚、知名度高的大企业则可以在注重内部人力资源开发利用的同时,倾向于从组织外部寻找高素质的人才。
(二)招聘渠道选择的影响因素
外部、内部以及应聘者的因素会影响到企业的招聘与选拔活动,企业在进行招聘渠道选择时也需要分析相关因素的影响。这主要取决于企业的业务性质、拟招聘人员的素质要求、经费、资源稀缺性等因素。这里主要从企业内部和企业外部两方面的因素来分析。
1.影响招聘渠道选择的内部因素
(1)企业经营战略。在实践中,采用不同类型战略的企业其招聘渠道也显示出明显的差异,如当企业采取扩张战略时,根据未来发展战略和业务拓展要求,企业需要大批量的人才,显然完全依靠内部选拔已不能满足企业的需求,应适当采取外部招聘的方式获得人才。其招聘任务主要是满足企业生产经营对各种人才的需要,人才需求的种类也相对较多,如可能需要招聘经营管理者、技术人员、研究开发人员、业务人员等,招聘规模也相对较大。当企业采取维持战略或收缩战略,出现空缺职位而内部又有较合适的人选时,如果企业从外部招聘人才可能会增加较多的人工成本,此时企业就会采用内部选聘的方法来满足需要。有时企业不景气,会同时实施裁员和招募规划,目的在于保持企业内员工的最佳年龄构成,这时招聘筛选时就会以年轻、优秀和量少为原则。
(2)企业的形象。
(3)企业的发展前景。
(4)企业的管理水平与企业领导人的用人风格。
(5)企业的地理位置。
(6)企业招聘的目的和现有人力资源状况。
(7)空缺职位的性质。企业人力资源招聘的目的就是为企业储备人才,空缺职位的性质由两方面决定:一是人力资源规划决定的空缺职位的数量和种类,二是工作分析决定的空缺职位的职责和素质要求。
此外,企业用于招聘的资金是否充足、以往招聘渠道选择经验等,都会影响到企业对招聘渠道的选择。
2.影响招聘渠道选择的外部因素
企业在选择招聘渠道时还需要考虑企业所处的外部环境,这些外部因素包括人才市场的建立与完善状况、行业薪资水平、就业政策与保障法规、区域内人才供给状况、人才信用状况等。这些环境因素决定了企业能否从外部招聘到合适的人选。如果企业所处区域的人才市场发达、政策与法规健全、有充足的人才供给、人才信用良好等,在不考虑其他因素的情况下,外部招聘不仅能获得理想人选,而且方便快捷。若企业外部环境与上述相反,则应采用内部选拔,这样既可节约招聘成本,又可避免招聘风险。
综上所述,可以将影响招聘渠道选择的因素汇总如表4—1。
综合说来,招聘具有一定职位、级别的管理人员时,企业一般会首先选择通过工作公告和内部招募渠道在企业内部进行招募。一方面是因为对内部员工比较了解,企业采用内部招募的渠道,可以避免对外招募所可能引起的一些失误和风险。如果采用外部招募的渠道,无论甄选渠道如何高效,也都有出现招聘失误的可能,而且外部招募与内部募相比,可能会花费更多的招聘费用。另一方面,企业采用工作公告和内部招募渠道,可以向全体员工提供自由择业和职业发展的机会,使每个员工都成为发展对象,能体现出对大多数员工普遍尊重的公平竞争原则,创造出一种和谐民主的气氛,有助于凝聚企业全体员工的士气。
这种渠道也有其局限性和潜在的问题:最大的局限性就在于招募范围狭窄,不一定能招募到胜任工作的人选;潜在的问题在于当应聘者没有成功时,需要向其解释为什么没有被选中,即使在整个招聘过程中已经很好地坚持了公平、公开、公正的原则,也不可能完全排除有些人暗地里抱怨。
除非企业有意裁减员工数目,否则当职位空缺出现后,便需要向外招聘新员工。因此,不论是职位空缺的出现或是其他原因造成的人力资源需求,都终将对外招募新员工。企业发展壮大要求不断地从外部输入新员工,尤其是当企业需要大量扩充现有员工队伍时,更要补充大量新员工。一般情况下,企业采取外部招募渠道主要用于满足以下三种需要:一是补充初级岗位员工,二是获取现有员工不具备的知识和技术,三是获取一定职位级别的经营管理人员。各种常用的外部招募渠道有广告媒体招聘、校园招聘、中介机构招聘、网络招聘、熟人推荐等,它们各有优缺点。企业在进行招聘时应根据不同的需求,选择合适、经济、高效的招募渠道,既可以选择一种招募渠道单独使用,也可以选择多种招募渠道组合使用,以提高招募的效率和效果。
总的说来,内部招募与外部招募渠道各有优缺点,两者的比较将在本书第五章第四节加以更加详尽地论述。企业可以比较这两种招募渠道的优缺点,同时考虑其他的制约因素,综合权衡,理性选择。
三、筛选人数的确定
在确定工作申请资格时,组织有不同的策略可以选择。一种策略是把申请资格设定得比较高,于是符合标准的申请人就比较少,然后组织花费比较多的时间和金钱来仔细挑选最好的员工。另一种策略是把申请资格设定得比较低,于是符合标准的申请人就比较多,这时组织有比较充分的选择余地,招聘的成本会比较低。一般而言,如果组织招聘的工作岗位对于组织而言至关重要,员工质量是第一位的选择,就应该采取第一种策略。如果劳动力市场供给形势比较紧张,组织也缺乏足够的招聘费用,同时招聘的是普通的员工,那么就应该考虑第二种策略。
在招聘新员工时,组织面临的问题是如何在众多的工作申请人中挑选出合格的有工作热情的应征者。特别是在我国现阶段,就业形势严峻,劳动力过剩是一个长期存在的现象。那些经营业绩出众的大公司,在招聘中面对的将是申请人的汪洋大海。组织的招聘过程是一个过滤器,它直接影响着什么样的员工能成为组织的一员。理想的录用过程的一个重要特征是,被录用的人数相对于最初申请者的人数少很多。这种大浪淘沙式的录用可以保证录用到能力比较强的员工,而且能力强的员工在接受培训后的生产率提高幅度,将高于能力差的员工经过相同的培训后的提高幅度。
四、招聘经费的预算
招聘预算是对员工招聘过程中所需要的一系列费用做出估计匡算,并且得到组织有关项目资金保证的运作过程。招聘预算的内容因组织的不同情况而不同,大致有以下几个部分:招聘广告预算、有关差旅费预算、招聘测试预算、中介服务预算、文件与办公用品预算、人工成本预算等。各项开支占总预算比重以及总预算的控制,由组织根据实际情况决定。
招聘经费的预算应以招聘成本的策略选择结果为依据,要尽可能准确地估算每项活动所需的费用。进行招聘经费的预算既可以防止招聘工作占用过多的资金,也可以保证招聘工作有足够的活动经费,尤其是进行异地招聘时,不会因经费的短缺而使招聘工作陷入僵局。
(一)招聘成本策略
“天下没有免费的午餐”,任何招聘工作都是有成本的。如何既能降低招聘成本又能提高招聘效果,即提高招聘工作的经济效益,这是进行招聘成本策略选择的目的。
招聘成本是指平均招聘一名员工所需的费用,其计算公式为:招聘成本一招聘总费用/需招聘的总人数。对招聘成本做出策略选择时,应考虑招聘总费用、需招聘的员工数量和类型、招聘方法等一些对招聘成本有影响的因素。
招聘总费用主要包括以下内容:人事费用,如招聘面试班子成员的工资、福利、加班费等;招募费用,如电话费、差旅费、广告费、公办用品费等;甄选费用,如会务费、专家咨询费、印刷费、体检费等;聘用费用,如培训费、安置费、公证费等。
降低招聘成本,有时要适当控制招募阶段的应聘率和甄选阶段的产出率。应聘率和产出率的含义如下:
应聘率=需要招聘的人数/应聘的求职者人数
产出率=甄选合格的人数/甄选前的人数
在进行招聘成本的策略选择时,还应根据所招聘员工的类型和职位级别高低,确定不同的招聘成本。原因在于不同的人员需采用不同的招聘方法和甄选方法,招募费用和甄选费用必然存在较大的差异。例如,招聘一名普通的职工,招募费用一般较低,甄选过程也比较简单,招聘费用和招聘成本就低。而招聘一名高级管理人员,需在较大的地区范围内进行招募,甄选过程也较为复杂,尤其是请专业招聘机构来进行招募时,必然导致招聘费用的提高和招聘成本的上升。
此外,招聘成本的策略选择,还应考虑招募方法和甄选方法的有效性,不能为了降低招聘成本而影响招聘工作的正常开展。例如,有一个中等规模的公司有几个高级管理人员的岗位空缺,但其管理层认为利用专业招聘机构的花费太大,因而决定在几家报纸上做广告,但三个月的招聘广告并没有吸引到合格的申请人。最后公司不得不与专业招聘机构联系,这个机构在几周以内就给公司推荐了合格的人选。在这种情况下,似乎费用低的招聘方法反而浪费了金钱,而看起来昂贵的方法却节省了招聘费用。
(二)招聘经费的预算
1.招聘预算的多兀性
由于招聘对象和招聘工具的多样性,招聘预算也呈现出多元化特征,所以很难归纳出一个具体统一的招聘预算计算公式,但可以从招聘对象和招聘工具两个方面分析招聘预算。
首先,招聘对象多元化对单位招聘预算的影响。企业对人才的需求是多种多样的,主要表现在:①职务类别的不同;②职位级别的不同;③地理分布的不同;④填补空缺的紧迫性不同。
招聘预算不能在不同级别问比较,高级经理的单位招聘预算不可能同普通职员在同一水平;即使级别相同,因招聘的地理位置或工作类型不同,人力资源供求状况不同,其预算自然也不相同。
然而我们常常可以从报刊中看到这样的招聘广告,从第一个职位空缺——华北区销售经理,到最后一个职位空缺----房管理员,自上而下顺次排列。
其次,招聘渠道多元化对招聘预算的影响。目前,企业的招聘渠道主要包括:招聘会、报刊广告、猎头公司、人才机构、校园招聘、员工推荐、网络招聘、内部招聘、岗位轮换等。而候选人资格要求的不同、招聘时限的不同,所采用的招聘渠道也应不同,比如地区总经理多由猎头公司推荐,而后勤人员的招聘采用到普通职业介绍所查询的方式则最为经济快捷。招聘预算必须在选择合适的招聘渠道的情况下才具有有效性,不同的渠道选择导致的招聘预算不同,因为每种招聘渠道的招聘预算构成不同。
2.招聘预算的构成
招聘预算应包括内部预算、外部预算和直接预算。内部预算是企业内招聘专员的工资、福利、差旅费支出和其他管理费用。外部预算主要包括咨询费、外聘专家劳务费、差旅费等。直接预算是广告、招聘会支出,招聘代理、职业介绍机构收费,员工推荐人才奖励金,大学招聘费用等。内部招聘预算是企业进行招聘预算核算时容易忽略的部分,而实际上它占有相当比重。在实际工作中,有时一次招聘并不能招聘到适合的人选,需要重复两三次,内部招聘预算更加不容忽视。
单位招聘预算把内外部预算包括进来,不仅是对人力资源会计的要求,也是出于把招聘工作当做一种系统的动态工作流程考虑,使人力资源招聘与员工薪酬、人力资源保留联系起来。
目前,发达国家正在使用一些新的人力资源指标评价人力资源工作和招聘预算的核算,这些指标具有一定的借鉴意义。这些指标从动态与全局性角度出发,实际上综合反映了上述三方面的内容,可以作为招聘预算核算模式的重要参考。其中应用比较广泛的指标主要有:①该职位的平均流动率、招聘重复率估算;②该职位的招聘工作量、数量、难度考察;③该职位的未来年薪、招聘难度和渠道考察;④该职位的平均接受率、招聘有效性考察;⑤该职位的平均填补时间/及时巨考察;⑥该职位的安置预算、复杂性考察,其中,安置预算是由异地招聘或员工派遣异地工作而发生的补偿费用,如搬家费、置家费、探亲费、交通补贴等。
在实际工作中,猎头公司的报价综合了上述参数,像平均年薪、流动率、接受率这些指标,因工作、级别、地理性质不同而不同,使这些差别有了量化的表现形式,成为人力资源的重要指标参数。《财富》杂志在评选全世界前100家“最佳工作场地”的公司时,也使用了流动率、应聘量、招聘量、接受率这些参数作为考评依据。
正因为这些指标能够架起从定性到定量的桥梁,从而反映出对职位、预算和招聘渠道的影响和变化。我们可以考虑由此建立起一个模式,它由职位性质、招聘渠道、预算结构三个维度构成,各交合点正是以这些人力资源指标作为参数计算出的招聘预算。
五、编制招聘计划表
招聘计划一般包括以下内容:人员需求清单,包括招聘的职务名称、人数、任职资格要求等内容;招聘信息发布的时问和渠道;招聘小组人选,包括小组人员姓名、职务、各自的职责;应聘者的考核方案,包括考核的场所、大体时间、题目设计者姓名等;招聘的截止日期;新员T的上岗时间;招聘费用预算,包括资料费、广告费、人才交流会费用等;招聘工作时问表应尽可能详细,以便于他人配合;招聘广告样稿。